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MA CHE TEMPO HAI?

Mi capita spesso di incontrare persone che nella loro vita hanno qualche difficoltà a gestire il loro tempo. Occupandomi di “Time management” dico spesso che paradossalmente non è il tempo l’elemento su cui concentrarsi ma la nostra organizzazione.

Cyril Northcote Parkinson, nel 1958 scrisse il testo “la legge di parkinson”. In questo testo, che non si occupa di tempo ma di organizzazione della pubblica amministrazione, l’autore affermò che “…Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo disponibile e più il lavoro sembra importante e impegnativo”. Aggiunse ulteriormente - "più tempo a disposizione si avrà, più se ne sprecherà".

Il concetto ci aiuta a capire che uno dei grandi errori che commettiamo approcciando qualsiasi attività è considerare le attività che svolgiamo prioritarie rispetto al tempo. Così facendo entriamo nel vortice del considerare che se una attività è molto importante richiede tutto il tempo necessario. SBAGLIATO!

Ogni attività deve essere associata ad un tempo!
Questo va stabilito in fase di programmazione, prima di occuparci direttamente di quella attività. Allenandoci a prevederne la durata ma anche imponendoci il rigore del rispetto temporale guadagneremmo tempo. Ma come si fa? Oggi si parla di SLOT o BOX per significare che ogni attività da compiere viene associata ad un tempo e più precisamente ad un TIMER. Allo scadere del tempo l’attività va interrotta per lasciare spazio ad una pausa. Nel mio considerare il cambiamento che negli ultimi decenni è intervenuto nella capacità di concentrazione media delle persone la durata di una slot non supera i 25 minuti.

All’inizio la difficoltà è data dalla novità, dall’inesperienza nel programmare correttamente il tempo necessario a fare quell’attività, dall’ansia che può generare un timer.

E’ una questione di puro allenamento!


Attenzione però a questa seconda indicazione. Dobbiamo imparare a difendere il nostro tempo da interruzioni provenienti da agenti esterni o interni. Nella società in cui viviamo la capacità di proteggere il nostro tempo è essenziale. Ma da chi? Io direi soprattutto da noi stessi, dalla nostra curiosità di leggere la mail che è arrivata e ha attratto la nostra attenzione, l’sms, il whatsapp, e poi anche da colleghi, e in generali predoni e poi padroni del nostro tempo.

Incominciamo a fare queste tre semplici cose:
  • prima di concludere la giornata stilo un elenco delle cose che intendo fare domani. Accanto ad ognuna scrivo un tempo, che è quello che mi impegno a rispettare nel fare quella attività.  
  • nel momento in cui eseguo quella attività mi impongo di non disturbarmi e di non farmi disturbare. Dunque spengo il telefonino, chiudo le mail, chiudo la porta dell’ufficio… Non è il tempo il problema, lui è un gentiluomo. 
E’ la mia organizzazione che va messa a punto!

La terza indicazione che Vi lascio riguarda la nostra capacità di distinguere le cose urgenti e le cose importanti. Nel mio lavoro quotidiano riscontro spesso l’incapacità di alcune persone di comprendere che cosa è urgente. L’urgenza è legata alla variabile tempo: se non faccio una certa azione posso generare delle conseguenze. Una cosa importante ha a che fare con il valore delle cose ma non con il tempo.

Quando il tempo e il valore si incontrano, l’urgenza e l’importanza generano la priorità.
Spesso nella quotidianità le persone confondono per ragioni emotive più che cognitive, le parole e danno priorità a cose non prioritarie e vanno in crisi sulle urgenze.

Naturalmente in questo stato di confusione la possibilità di programmare e pianificare le attività risulta vana.